excl表格自动排序怎样排(【趣学Excel】04数据筛选排序自动挡：让你告别“纯手工”)

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【职场小剧场】面对一堆销售记录，小张忙活了一天，伸着懒腰道，：“终于录完了，哎哟不错哦，完美！可以下班了 ，耶！”

然而领导看着小张做的表，批评道：“小张，你看你这表，这录得日期的顺序都是乱的，做事能仔细点吗？”

小张开始用上节学的内容，选中单元格，当鼠标变成四向箭头的时候，拖拽调整顺序然而这样手动的拖拽，不仅低效，而且非常容易拖错面对小张的问题，咱们就用【数据筛选排序自动挡：让你告别“纯手工”】，一起开始今天的实战练习吧~。

排序与筛选我们根据店面的情况，录入所有订单，生成的流水账中录入单据并不是按照日期先后顺序依次录入的，而是按照收集门店的顺序录入的要按照日期顺序重新整理台账，不用手动挨个儿，只要用排序就能轻松搞定①启用工具

鼠标选中表格区域→选择【开始】选项卡-【排序和筛选】-点击【筛选】按钮，在表格标题行出现的筛选按钮后，点击可进行对应的：升序、降序、筛选操作了。

②设置排序原则选中 “日期”C1标题所在单元格→点击小三角→选择升序或降序，即可。

③筛选功能：数字筛选选中“数量”E1单元格→点击【筛选/排序】小三角→选择【数字筛选】，可以筛选不同条件的数字结果，如：介于某些数字之间。

比如，设置为：介于2到4即“大于等于2”与“小于等于4”，点击【确定】，那筛出来的就是包含“2、3、4”的数据。

④筛选功能：日期筛选选中“日期”C1单元格→点击【筛选/排序】小三角→取消【全选】后，仅勾选√“04,05” 即可只查看2018-7-4~2018-7-5的明细情况。

如果日期信息较多时，还可以通过【日期筛选】，去设置更多的筛选条件。

⑤清除筛选清除单一筛选：点击“筛选”按钮下的【×清除筛选】。

清除所有筛选：选择【开始】选项卡→【排序和筛选】-点击【×清除】按钮。

⑥筛选功能：颜色筛选颜色的属性也是一样的，它既可以去做筛选，那也可以去做排序筛选出金额中填充颜色为黄色的数据：选中“金额”G1单元格→点击【筛选/排序】小三角→选择【按颜色筛选】→选择【黄色】→点击【确定】按钮：。

按照金额中优先排序黄色的方式排序数据：选中“金额”G1单元格→点击【筛选/排序】小三角→选择【按颜色排序】→【黄色】，点击【确定】按钮。

⑦筛选功能：文本筛选比如：咱们要查看包含“天河”店的数据情况先观察示例文件，在A列“门店”中出现了：天河一店、天河二店，在筛选时，只需选中“门店”A1单元格→点击【筛选/排序】小三角→选择选择【文本筛选】→【包含】→在弹出【自定义自动筛选方式】对话框中→在【包含】后对话框输入“天河”→点击【确定】按钮即可。

筛选完成，包含“天河”的4条数据记录的情况也就呈现出来了。

避坑合并单元格

我们在实际工作当中，可能会遇到一些带有合并单元格的表（见上图）这样的表格如果是为了给领导做汇报、给大家看还是比较清晰的，但是我们可能要做数据的筛选排序或者统计的时候，它就不那么方便了比如，咱们要看“加盟店”的数据明细，当针对“店铺属性”进行【筛选】→选择“加盟店”→点击【确定】按钮后。

得出的筛选结果，仅显示2条，与实际情况不符

并且，这种带合并单元格的表格无法进行正常排序点击【清除筛选】按钮后，将表格设置为：按照“店铺属性”进行排序Excel会弹出错误提示：“若要执行此操作，所有的单元格需具备相同的大小”也就是说：咱们的表格中包含了合并单元格来，它们的大小不同，无法排序了。

①合并单元格的创建规则任意选择一片单元格区域，如D2：F12→选择【开始】选项卡→点击【合并后居中】。此时Excel它会弹出提示：“合并单元格的时候，仅保留左上角的值，而放弃其它值”。

点击【确定】按钮，在合并后的新单元格仅保留了左上角D2单元格“空调”的值。

这也就是咱们安排B列“店铺属性”直接进行排序时，A列“门店”只是存在于最左上角当中，无法排序的真正的原因②将合并单元格还原为数据明细按键盘Ctrl+Z撤销上一步操作后【巧妙解决合并单元格】【1】将A~B列中的合并单元格取消：

选择合并单元格区域A2：B23→选择【开始】选项卡-【合并后居中】→点击【取消单元格合并】。

【2】将空白的单元格信息补充完全：鼠标选择需要补全信息的区域A2：B23→选择【开始】选项卡→【编辑】功能组→点击【查找和选择】下的小三角→选择【定位条件】→在弹出的【定位条件】对话框中→选择【空值】→点击【确定】按钮。

【表姐Tips：在筛选状态下，复制数据内容，经常会把过滤掉（隐藏起来）的数据一起复制上此时只需要使用定位条件中的：“可见单元格”，就可以轻松复制你想要的信息选择“可见单元格”的快捷键是ALT+；】

确定后，Excel自动选中A2：B23区域中，空值的单元格。

这个时候，我们再让这些值单元格等于它上方的单元格就好：也就是此时选中的是A4单元格，让它=A3的值所有的空值单元格，都要执行相同的操作：咱们直接按键盘【 =+↑】后，直接按【Ctrl+Enter】进行公式的批量填充，结果见下图。

【3】将公式补全的信息选择性粘贴为数值：鼠标选中A2：B23→按键盘Ctrl+C复制→单击鼠标右键选择“选择性粘贴”→在弹出的【选择性粘贴】对话框中→选择【数值】→点击【确定】按钮即可【温馨提示】：打开定位【条件对话框】的三种方法：。

① 【排序和筛选】按钮下→选择【定位条件】②  按快捷键F5或FN+F5③  按快捷键Ctrl+G

自定义排序在处理好数据源表中的合并单元格后，我们将根据“店铺属性”按照：【直营店（旗舰）→直营店→加盟店→经销商】的顺序进行排序在正式操作之前，咱们先来了解一下，Excel中已有的排序规则：第一大类：是默认的，比如数字从大到小从小到大的升降序。

如果是文字，就是按照拼音的先后顺序，从A到Z或者从Z到A第二大类：在Excel当中会按原装11种的排序顺序。比如星期一到星期几，一月、二月，或者是甲乙丙丁戊，第一季度第二季度等等。

但是咱们需要的“店铺属性”并不在上述规则当中，所以我们先要将这个“自定义规则”告诉给Excel后，才能让表格按其排序①整理排序原则将数据表格的B列“店铺属性”所在列，复制一份，粘贴在表格的空白区域【1】鼠标选中B列→按键盘CTRL+C复制→选中任一空白列，如K列→按键盘CTRL+V粘贴→粘贴后，选择【数据】选项卡→【删除重复值】

→在弹出的【删除重复值】对话框→点击【确定】

→在弹出对话框：“发现了18个重复值，已将其删除；保留了4个唯一值”，点击【确定】。

【2】调整逻辑顺序：选中“加盟商”所在K4单元格，鼠标滑动到边框位置，按住键盘Shift键，拖拽鼠标，将其快速快速移动到K5下方的位置。

松开鼠标后，快速完成K4和K5的位置调换。其功能相当于，剪切再粘贴的效果。调整后的顺序。

②设置“自定义序列”选中整理好顺序的单元格，即图4-30中的K2:K5→选择【文件】选项卡→【选项】-【高级】-【编辑自定义列表】

→在弹出【自定义列表】对话框→点【导入】按钮，即把K2：K5的内容，导入到自定义序列原则当中

③应用自定义排序【1】选中表格的任一单元格如B1→选择【开始】选项卡→【排序和筛选】→点击【自定义排序】

→在弹出的【排序】对话框中→设置排序规则1：主要关键字为“店铺属性”，次序为前面“自定义”的规则

【2】继续添加排序规则2：点击【添加条件】→设置次要关键字为“日期”，次序升序→点击【确定】按钮

最后，我们看一下最终效果：直营店（旗舰）在最上面，“店铺属性”按照我们自定义的顺序排列。然后每一个店铺属性明细当中，又按照日期从小到大排序，这样咱们的整个表的顺序就非常规范了。

彩蛋分类汇总在我们平时的工作当中，可能会要把工作表格提交给领导看。

在上图中，我们根据不同的门店做了分类，这样其实是挺好的只是在做排序、汇总、统计时可能会出问题，比如：我们在最后一行添加“总计”的时候，就要跳跃，选择各个门店的汇总结果，进行求和又或者是，小张统计的时候，门店记录少添加了一行，那以后要新增数据的时候，各个门店的汇总值，又得重新计算。

总之，是不够“自动化”造成上图的问题，主要是因为我们在做数据源和报表呈现的时候，没有区分出两个表格的功能造成的实际上，像这样按照不同的类别“分类汇总”的功能，Excel当中就有自带的“自动挡”①整理规范的数据源。

【1】删除数据源表中，所有包含“汇总”的行。鼠标选中B列“门店属性”→按键盘Ctrl+G→打开【定位】对话框→选择【定位条件】→在弹出的【定位条件】对话框→选择【空值】→点击【确定】按钮。

【2】在Excel定位好空值所在单元格后→直接单击鼠标右键→选择【删除】→【整行】→点击【确定】按钮。

②启用分列汇总选中数据源表→选择【数据】选项卡→点击【分类汇总】按钮

→弹出【分类汇总】对话框→选择分类汇总的字段为“门店”，√汇总项“数量”、“金额”→点击【确定】按钮。

最终效果见下图，完成分类汇总以后，再检查一下有没有格式的问题，比如：优化一下边框和底纹等等使用分类汇总后的表格，可以在最左侧看到【1】【2】【3】分级标示，可以通过鼠标点击的方式，查看到不同级别的明细数据，非常的方便。

③取消分类汇总如果咱们不需要这样的功能，还可以通过数据下的分类汇总，再给它删了就好。选择【数据】选项卡→点击【分类汇总】→在弹出【分类汇总】对话框→点击【全部删除】→点击【确定】按钮即可。

这样做的好处是：数据源表是数据源表。要做呈现的时候，再用呈现的工具（如：“分类汇总”）来做，以便有效的区分数据源表和报表。

本节小结：我们这节课主要了解了筛选、排序，它主要用于数据源的整理当中筛选、排序默认的是以文本：按照拼音的顺序，数字：按照大小的顺序；此外，日期还可以分为年、月、日的不同维度进行排序和筛选如果咱们在工作当中，遇到没有默认的排序原则时，就需要根据实际业务要求去做一个自定义的原则，才能让Excel按照自定义序列的原则排序。

平时在工作当中，数据源如果是不规范的，如：合并单元格——它在呈现的角度是完全没有问题的，但如果我们要做数据分析，把它作为数据源的话，就会有各种各样的bug对应的解决方案是我们把这些合并单元格取消，并且用批量填充的方法将信息补全。

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